Peter Stühmeyer – ALN Consulting

Datenschutz: Videoüberwachung am Arbeitsplatz

22. September 2020 von Peter Stühmeyer

Videoüberwachung ist ein Thema, das Datenschützer seit Langem beschäftigt. In der Vergangenheit liefen die Wächter unserer persönlichen Angaben Sturm gegen die laxe Handhabung der bestehenden Datenschutzbestimmungen. Privatpersonen installierten Kameras mit Blick auf die Straße, Unternehmen überwachten ihre Angestellten ohne deren Wissen.

Die Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in den Ländern der Europäischen Union (EU) sowie die Anpassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) am 25.05.2018 verschärften die bis dato existierenden Datenschutzrichtlinien deutlich.

Am 04. Mai 2017 trat mit der Bekanntgabe im Bundesgesetzblatt das am 28. April 2017 verabschiedete „Gesetz zur Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes – Erhöhung der Sicherheit in öffentlich zugänglichen großflächigen Anlagen und im öffentlichen Personenverkehr durch optisch-elektronische Einrichtungen (Videoüberwachungsverbesserungsgesetz)“ in Kraft. Dieser in der Öffentlichkeit kaum bekannte Erlass löste das alte Videoüberwachungsgesetz ab. Die Änderungen stellten eine Ergänzung des § 6b Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-alt) dar. Auslöser waren der Amoklauf eines 18-Jährigen in München und das Attentat in Ansbach im Jahr 2016.

Der Gesetzgeber begründete die Novellierung mit der präventiven Erhöhung der Sicherheit der Bevölkerung durch die Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Orte. Zudem erhielten sowohl Polizei als auch Staatsanwaltschaft ein wirksames Instrument für die Ermittlungsarbeit. Damit vollzog der Gesetzgeber eine Abwägungsentscheidung zwischen schutzwürdigem Interesse am eigenen Bild von Betroffenen und dem berechtigten Interesse Betreiber öffentlicher Anlagen.

Bereits § 6b BDSG (alt) würdigte das Recht am eigenen Bild. Videoüberwachung war nur aus besonders wichtigen Gründen möglich. In Abs. 1 hieß es: „Bei der Videoüberwachung von:

öffentlich zugänglichen großflächigen Anlagen, wie insbesondere Sport-, Versammlungs- und Vergnügungsstätten, Einkaufszentren oder Parkplätzen, oder
Fahrzeugen und öffentlich zugänglichen großflächigen Einrichtungen des öffentlichen Schienen-, Schiffs- und Busverkehrs

gilt der Schutz von Leben, Gesundheit oder Freiheit von dort aufhältigen Personen als ein besonders wichtiges Interesse.“

Der alte Paragraf 6b BDSG „Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume“ wurde mit Inkrafttreten des Bundesdatenschutzgesetzes (neu) am 25. Mai 2018 durch den § 4 „Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume“ ersetzt. Die Verordnung beinhaltet nun auch eine Regelung für das Filmen privater Bereiche.

Erlauben das neue BDSG und die DSGVO eine Videoüberwachung am Arbeitsplatz?

Jeder Arbeitgeber stellt nur dann einen Mitarbeiter ein, wenn dieser die ihm zugewiesenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen erfüllt. So überrascht es nicht, dass viele Unternehmen sich mithilfe einer Videoüberwachung vor schlechten Leistungen sowie Unregelmäßigkeiten und Diebstahl schützen möchten. Einem Teil der Angestellten ist dabei nicht bewusst, dass bereits jede Rolle Tesa oder jeder Kugelschreiber, der in der eigenen Tasche verschwindet, den Tatbestand der Unterschlagung erfüllen kann.

Dennoch ist eine Videoüberwachung am Arbeitsplatz nicht ganz so einfach wie oftmals in der Führungsetage angenommen. Es sind dafür zahlreiche gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Welche Regeln greifen, hängt unter anderem davon ab, ob es sich um einen öffentlich zugänglichen Arbeitsplatz handelt oder nicht. Erlaubt der Gesetzgeber die Überwachung, muss das Unternehmen nicht selbst tätig werden, sondern kann den Auftrag an Dritte übergeben.

Wann ist Videoüberwachung an öffentlichen Arbeitsplätzen gestattet?

Das Bundesdatenschutzgesetz (neu) führt in § 4 Abs. 1 „Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume“ aus, dass „die Beobachtung öffentlich zugänglicher Räume mit optisch-elektronischen Einrichtungen (Videoüberwachung) nur zulässig ist, soweit sie zur

Aufgabenerfüllung öffentlicher Stellen,
Wahrnehmung des Hausrechts oder
Wahrnehmung berechtigter Interessen für konkret festgelegte Zwecke

erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen. Bei der Videoüberwachung von

öffentlich zugänglichen großflächigen Anlagen, wie insbesondere Sport-, Versammlungs- und Vergnügungsstätten, Einkaufszentren oder Parkplätzen, oder
Fahrzeugen und öffentlich zugänglichen großflächigen Einrichtungen des öffentlichen Schienen-, Schiffs- und Busverkehrs

gilt der Schutz von Leben, Gesundheit oder Freiheit von dort aufhältigen Personen als ein besonders wichtiges Interesse.“ Das bedeutet für Arbeitnehmer, die in öffentlich zugängigen Räumen tätig sind, dass ihr Arbeitsplatz per Video überwacht werden darf. Allerdings fügt § 4 Abs. 2 BDSG hinzu, dass diese Überwachung für jeden Anwesenden deutlich sichtbar gekennzeichnet und der Verantwortliche genannt sein muss. Die geforderte Kennzeichnung erfolgt in der Regel mithilfe eines Hinweisschilds auf Videoüberwachung. Zudem sagt der Gesetzgeber, dass die Daten der Aufnahmen nicht langfristig gespeichert werden dürfen, sondern schnellstmöglich gelöscht werden müssen. Es ist verboten, aus den Aufnahmen gewonnene Erkenntnisse gegen Mitarbeiter zu verwenden. Allgemein gelten folgende Räume als öffentlich:

Bibliotheken
Geschäftsräume, Verkaufsflächen von Einzelhandel, Großhandel sowie Supermärkten und Ähnlichem
Kundenparkplätze
Öffentlich zugängliche Zufahrten zu Unternehmensgrundstücken
Parkhäuser
Tankstellen

In nicht öffentlich zugänglichen Räumen ist Videoüberwachung nur in Ausnahmefällen zulässig

Anders sieht es innerhalb von geschlossenen, der Öffentlichkeit nicht zugänglichen Räumen aus. Hier kann der Arbeitgeber den Bereich nur als besondere Ausnahme per Video überwachen. Dafür muss ein berechtigtes Interesse bestehen, zum Beispiel beim Verdacht auf eine Straftat. Auch stichprobenartige Kontrollen der Mitarbeiter per Videoüberwachung schließt der Gesetzgeber aus. Das deutsche Recht gestattet selbst bei Zustimmung des Mitarbeiters keine permanente oder länger andauernde Kontrolle ohne konkreten Anlass. Ausgeschlossen von Filmaufnahmen sind grundsätzlich und ohne Ausnahme folgende Räume:

Foyer
Pausenräume
Sanitärräume
Schlafräume
Toiletten
Umkleideräume

Die Bereiche gehören zum höchstpersönlichen Lebensbereich. Hier verhalten sich Mitarbeiter in der Regel überwiegend privat.

Videoüberwachung: Worauf ist beim Datenschutz zu achten?

Vor Einsatz der Kamera sind die Interessen des Unternehmens den Persönlichkeitsrechten der Betroffenen gegenüberzustellen. Wurden alle zur Verfügung stehenden Mittel bereits ausgeschöpft, handelt es sich bei der Videoüberwachung also um die letzte Möglichkeit, kann die Überwachung für einen begrenzten Zeitraum stattfinden. Nur unter diesen Voraussetzungen sind Mitschnitte bei Gericht als Beweis zulässig. Ansonsten ist eine heimliche Videoüberwachung unzulässig und auch strafbar. Der Arbeitgeber muss zudem darauf achten, dass seine Filme aus reinem Bildmaterial bestehen. Wirkt der Datenschutz bei Videoüberwachung schon streng, stellt er bei Tonaufnahmen ohne explizite Zustimmung der Betroffenen ein absolutes Tabu dar. Hält sich der Aufzeichnende nicht an Schutz des gesprochenen Wortes, muss er mit hohen Geldbußen oder Freiheitsstrafen rechnen.

Gibt es einen Betriebsrat, gesteht ihm der Gesetzgeber bei einer Mitarbeiterüberwachung Mitbestimmungsrecht zu. Das Betriebsverfassungsgesetz (Betr.VG) bestimmt in § 87 „Mitbestimmungsrecht“ ausdrücklich: „Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: … 6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen; …“. Das heißt, der Betriebsrat muss informiert und mit ihm eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden. Es handelt sich dabei um einen zum Tarifvertrag nachrangigen Vertrag. Normalerweise ist darin konkret niedergelegt, welcher Kameratyp zu welchem Zweck über welchen Zeitraum welche Person(en) überwacht. Betriebsrat und Geschäftsführung einigen sich normalerweise darüber, welche Elemente als wesentlich anzusehen sind und welche nicht.

Die Folgen und Strafen einer heimlichen Videoüberwachung

Den Arbeitgeber erwarten hohe Strafen, wenn er Mitarbeiter ohne deren Wissen und Einverständnis beziehungsweise ohne Grund oder ohne die Beachtung der rechtlichen Vorgaben per Video überwacht. Kommt es aufgrund einer unerlaubten Kontrolle zu einer Kündigung, entschied das Bundesarbeitsgericht in der Vergangenheit, dass diese Entlassungen unwirksam sind. Besonders sensibel reagieren die Richter auf Audioaufnahmen im Rahmen von Videoüberwachungen. Der Verstoß gegen die Vertraulichkeit des Worts wird mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen bis zu drei Jahren geahndet. Handelt es sich um Amtsträger wie Richter oder Beamte, kann die Strafe bis zu fünf Jahren betragen.

Schrems II Urteil des EuGH (Update)

16. August 202016. August 2020 von Peter Stühmeyer

EuGH Urteil (Update)

Wir möchte aus gegebenen Anlass an dieser Stelle noch einmal die Einschätzung renomierter Juristen zum diesem Thema weitergeben und darauf hinweisen, das die Kommision keine Schonfrist zur Umsetzung eingeräumt hat.

Einschätzung von Christian Solmecke

„Die Beantwortung der Fragen kann weitreichende Konsequenzen haben – und zwar für jedes Unternehmen welches mit EU-Daten umgeht und nicht ausschließlich auf eine eigene interne Infrastruktur zugreift. Gut möglich, dass wir nach einem Urteil über die Übermittlung von Daten in Drittstaaten, insbesondere in die USA, grundlegend neu nachdenken müssen. Denn sollte der EuGH zu dem Ergebnis gelangen, dass derzeit weder das EU-US Privacy Shield noch die sog. Standardvertragsklauseln (Model Clauses) personenbezogene Daten aus der EU hinreichend schützen, bedarf es grundsätzlicher Änderung.

Dem EU-US Privacy Shield könnte somit dasselbe Schicksal wie seinerzeit „Safe Harbor“ drohen. Schließlich leidet das Privacy Shield meiner Ansicht nach weiterhin an nahezu identischen Schwachstellen wie der bereits gekippte „Safe Harbor“. Entscheidet der EuGH, dass EU-Datenschutzrecht und US-Recht unvereinbar sind, dann muss er konsequenterweise sowohl das EU-US-Privacy Shield als auch die Model Clauses kippen und für ungültig erklären.

Unternehmen müssten dann einen Datentransfer in die USA entweder erneut auf eine andere Basis stellen oder es muss sogar – zumindest vorübergehend – ganz auf einen Datentransfer in die USA verzichtet werden.

Da heute nahezu jedes Unternehmen Kundendaten in ein Drittland transferiert, wären diese Datentransfers auf einen Schlag rechtswidrig. Führt man sich vor Augen, dass gemäß Art. 83 DSGVO bei Verstößen Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs drohen, hat der Ausgang des Verfahrens einen enormen Stellenwert.“

Christian SolmeckeRechtsanwalt und Partner bei WILDE BEUGER SOLMECKE

Schrems II Urteil: Pressemitteilung der Datenschutzkonferenz

17. August 20209. August 2020 von Peter Stühmeyer

Wir möchten ihnen zur weiteren Information hier auch noch Pressemitteilung der Datenschutzkonferenz ans Herz legen.

Datentransfer in die USA: Europäischer Gerichtshof kippt auch das EU-US- Privacy-Shield

9. August 20209. August 2020 von Peter Stühmeyer

Datentransfer in die USA: Europäischer Gerichtshof kippt auch das EU-US-Privacy-Shield

Ein wichtiges Urteil, zumindest für diejenigen, die Daten zwischen Europa und den USA austauschen sorgt nun für viel Wirbel.
Der EuGH sagt: Ein Datentransfer auf Grundlage der europäisch-amerikanischen Datenschutzvereinbarung (Privacy-Shield) ist nicht mit dem Datenschutz in der EU vereinbar. Das entschied vor kurzem der Europäische Gerichtshof (EuGH). Standardvertragsklauseln hält das Gericht allerdings für gültig. Das Urteil stellt viele Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Datenströme nun sicher und rechtskonform zu gestalten
(Az. C-311/18)

Zwölf Fragen und Antworten

Der EDSA hat die wichtigsten Fragen zum Datentransfer in Länder außerhalb der EU gesammelt und eine Liste mit den zwölf wichtigsten Fragen und Antworten (PDF) veröffentlicht.

Aktuelles Urteil des BGH – Aktives Ja zu Cookies muss sein

30. Mai 202030. Mai 2020 von Peter Stühmeyer

Neues BGH Urteil

Aktives Ja zu Cookies muss sein

Internet-Cookies sammeln Nutzerdaten. Oft ist die Erlaubnis dazu voreingestellt, doch das darf nicht sein, hat der Bundesgerichtshof entschieden. Die Nutzer müssten aktiv ankreuzen, wenn sie einverstanden seien.

Wer auf Internetseiten Cookies setzen will, mit denen ein Anbieter das Verhalten des Nutzers im Internet erfasst, ein Nutzerprofil von ihm erstellt und ihm dann darauf abgestimmte Werbung zusendet, der braucht in jedem Fall die aktive Zustimmung des Nutzers. Ein voreingestellter Haken im Feld zur Cookie-Einwilligung benachteilige den Nutzer unangemessen.

Das entschied der Bundesgerichtshof (BGH) in einer Klage gegen einen Gewinnspielanbieter. Eine Gewinnspielseite enthielt ein Kästchen, das bereits mit einem Häkchen versehen war. Dadurch stimmte der Internetnutzer dem Setzen von Cookies zu Werbezwecken automatisch zu so der BGH.

Mitarbeiter sicher ins Homeoffice verlagern

14. Mai 202013. Mai 2020 von Peter Stühmeyer

Man sitting at desk working from home on computer

Mitarbeiter sicher ins Homeoffice verlagern

Durch die Covid19 Krise werden Unternehmer immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Dabei stellt sich unter anderem auch die Frage wie gewährleiste ich, dass meine Mitarbeiter im Homeoffice halbwegs sicher arbeiten können. Wer den völligen Stillstand in seinem Unternehmen verhindern möchte, dem sei es anzuraten sich mit dieser Thematik zu beschäftigen. Es sei allerdings vorab angemerkt: Ohne entsprechenden Aufwand und auch finanzielle Mittel läßt sich das nicht umsetzen.

Wir werden versuchen Ihnen Ansätze zur Umsetzung dieser Thematik zu vermitteln.

1. Vorbereitung und Abstimmung mit den Mitarbeitern

Zunächst ist eine Abstimmung mit den Mitarbeitern hinsichtlich Home Office als Arbeitsort erforderlich. Sie haben noch keine Regelung zum Home Office, keine Bange, sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und erklären Ihnen, dass:
– die Arbeit von zu Hause/ aus dem Home Office, ab sofort erlaubt ist
– sich die Regeln nach den IT- und Datenschutzrichtlinien für das Home Office richten (dazu unter 5. mehr)

Eine Absprache mit den Mitarbeitern ist als „Dringend nötig!“ Wenn im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin das Büro als Arbeitsplatz festgelegt ist, können Sie diese nicht einfach ins Home Office schicken. In der aktuellen Lage werden die Mitarbeiter sich vermutlich freuen die Möglichkeit zu haben von zu Hause aus zu arbeiten. Durch die Unterzeichnung der IT– und Datenschutzrichtlinien (mehr dazu bei 5.) für das Home Office, können Sie die Zustimmung zur Arbeit von zu Hause einholen.

2. Abstimmung mit den Mitarbeitern hinsichtlich der Nutzung ihrer eigenen Hardware dem Grunde nach

Sie können Ihre Mitarbeiter*innen nicht anweisen Ihre privaten Geräte für die Arbeit zu gebrauchen. Deswegen stimmen Sie sich mit Ihnen ab. Auch hier werden Ihre Mitarbeiter*innen, angesichts der aktuellen Lage, im Zweifel bereit sein, Ihre privaten Geräte zu nutzen (und wenn auch nur bis Arbeitsgeräte an geschaffen wurden), um im Home Office arbeiten zu können und dadurch sich und andere zu schützen.

Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit ist es wichtig, passende IT- und Datenschutzrichtlinien für das Home Office zu vereinbaren, die die Mitarbeiter auf Pflichten zum Datenschutz und der IT- Sicherheit, wenn Sie Ihre eigenen Geräte dienstlich nutzen. Deswegen müssen Sie die folgenden Aufwendungen aufbringen.

3.  Sichere Kommunikation und Ablage der Daten
VPN-Tunnel oder Zur Verfügungstellung einer sicheren Cloud-Lösung (inkl. Backup-Funktionen)

Natürlich müssen die Mitarbeiter*innen weiterhin an Ihre Arbeitsdokumente herankommen und diese nach Bearbeitung auch sicher ablegen können.

1. Möglichkeit: Einrichtung eines „Virtuell-Private-Networks“ – VPN

Vereinfacht, es wird ein privates, geschütztes Netzwerk geschaffen, wodurch Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus auf den Server der Firmer zugreifen können. Um dies zu ermöglichen müssen VPN-Zugänge/Schnittstellen auf dem Firmenserver eingerichtet sein, oder eingerichtet werden. Den Mitarbeiter*innen muss nun die VPN-Einstellung mitgeteilt und das VPN auf Ihrem Laptop eingerichtet werden. Wenn Sie selbst nicht über hinreichende IT-Kenntnisse verfügen und zurzeit auch nicht auf hinreichenden IT-Support zurückgreifen können, gibt es noch eine weitere Lösung.

2. Möglichkeit: Sicherer Cloudanbieter mit automatischen Backup-Funktion

Wenn Sie sich nun Sorge bei der Bezeichnung Cloud haben, Ihr Server ist auch eine Art Cloud – ein Server, auf den Ihre Mitarbeiter*innen zugreifen. Und vermutlich ist dieser nicht so gut gesichert wie die Server und Cloudlösungen, die nun vorgestellt werden. Hier werden exemplarisch nur ein paar genannt, um den Rahmen nicht zu sprengen. Zwei Anbieter bieten Ihnen Cloud-Services zur Speicherung von Daten, Backups, sowie einfache Lösungsmöglichkeiten zum sicheren Versenden von Daten an Firmenexterne/Dritte und kollaborativen Zugriff auf diese Dateien mit Berechtigungskonzepten, diese sind Dracoon und Teamdrive. Der Vorteil dieser ist, dass sie die Daten sowohl beim Hoch- wie auch Runterladen Ende-zu-Ende verschlüsselt sind. Der Schlüssel liegt nicht bei den Anbietern, sondern nur bei Ihnen, somit können nur Sie auf die Dateien zugreifen. Beide arbeiten DSGVO-konform (mit European Privacy Seal) und sind ISO-zertifiziert. OneDrive, G-Suite und Dropbox Pro bieten Ihnen das nicht. Die Einrichtung ist einfach und von jedem umsetzbar. Ihr Unternehmen muss nur den Client herunterladen (Webanwendung kann auch genutzt werden), Schlüssel gemäß der Anwendung erstellen und die Speicherplätze mit der Anwendung verbinden. Danach werden die Mitarbeiter*innen in die Anwendung bzw. den Speicherplatz eingeladen, die Zugriffsrechte können dezidiert vergeben werden, was bedeutet jede/r Mitarbeiter*in kann zu bestimmten Speicherplätzen eingeladen werden und zu anderen nicht. Außerdem können diese Zugriffe noch konfiguriert werden – z.B. nur Lesen, Lesen&Schreiben, Lesen&Schreiben&Löschen. Sobald die Verbindung erfolgt ist, sehen die Mitarbeiter*innen dies auf Ihren Computern und können auf die Speicherplätze zugreifen. Für die Mitarbeiter*innen ist die Installation auch einfach.

Wir empfehlen die Cloud-Lösung. Sie ist einfacher und geht schneller als das Einrichten eines VPN. Außerdem haben Sie ein vernünftiges Backup und die Möglichkeit Berechtigungskonzepte ein- und umzusetzen. Das Löschen von Daten obliegt weiterhin nur Ihnen und Sie können jeder Zeit die Verbindung auf dem Heimcomputern Ihrer Mitarbeiter*innen trennen.

Diese Lösung ist sinnvoll, vor allem wenn bisher keine Infrastruktur besteht.

4. E-Mail

Wir gehen heute davon aus, dass nahezu jeder E-Mailanbieter ein Webinterface für die Nutzung von E-Mails bereitstellt. Nahezu alle gängigen Lösungen wie zum Beispiel Exchange von Microsoft. Falls diese Methode in ihrem Unternehmen nicht genutzt wird, so sollte ich die Aktivierung des Webinterfaces jedoch durch einen Klärung mit dem Anbieter auch nachträglich freischalten lassen. Nahezu in jedem fall lassen sich auch bei eigenenen Firmendomains die Mails über IMAP oder POP abrufen. Im Optimalfall haben Ihre Mitarbeiter*innen schon die Möglichkeit sich per Weboberfläche auf Ihr Postfach zuzugreifen. Also geben Sie die Anweisungen den Webaccess zu nutzen. Verbieten Sie den Download der E-Mails auf den privaten Computern z.B. durch das Einrichten des E-Mail Accounts im eigenem Outlook, denn dadurch haben Sie keine Kontrolle mehr über die heruntergeladenen E-Mails.

5. Knackige IT- und Datenschutzrichtlinie für Home Office und B-/UYOD

BYOD – bring your own device

Wenn Sie später keine Probleme im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz bekommen wollen, sollten Sie sich an diese Regeln für eine IT- und Datenschutzrichtlinie orientieren, da Sie damit die Sicherungsmaßnahmen dokumentieren (organisatorische Maßnahmen i.S.v. Art. 32 DSGVO).

a. Regelung zum Home Office an sich

Sie müssen sicherstellen, dass das Home Office gemäß den folgenden Regelungen gestattet ist, auch wenn der Arbeitsvertrag bisher vorsah, dass Ihre Mitarbeiter*innen ausschließlich im Büro/in der Firma arbeiten.

b. Regelung zu UYOD – Verpflichtung, das Device umgehend zu sichern (neueste Updates, Virenschutz), Kosten

Der Gebrauch der privaten Endgeräte für dienstliche Tätigkeiten muss geregelt werden, dazu müssen Ihre Mitarbeiter*innen sich verpflichten:
die Software des Geräts auf dem neusten Stand zu halten

Systemupdates herunterladen/installieren
auch die des Virenschutzprogrammes
Systemeinstellungen zu überprüfen und die datenschutzfreundlichste Einstellung einzustellen (z.B. Ausschalten von Cortana und ähnlichen)

Geben Sie dazu Hinweise, wie das umzusetzen ist. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter*innen über keinen Internetzugang bzw. nur einen eingeschränkten in Form von begrenzten Datenvolumen verfügt, sollten Sie eine Regelung für die anfallenden Kosten finden. Allerdings heutzutage nur noch selten nötig.

c. Speicherung von Dokumenten/Daten

Die Dokumente dürfen nur auf den dafür vorgesehenen Speicherplätzen, in ihrem Cloud-System abgelegt werden oder im Falle der Nutzung des VPN ausschließlich auf dem Firmenserver. Sollten Dokumente zwischenzeitlich auf den privaten Endgeräten gespeichert werden, klären Sie, dass die Dokumente sobald diese dem Firmenserver übermittelt wurden umgehend gelöscht werden. Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter*innen dazu!

d. Passwörter

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter*innen an für alle Accounts (Cloudspeicher, Mail, VPN Zugang und alle anderen) ein sicheres Passwort zu nutzen.

sicher bedeutet min. 20 Zeichen, Zahlen und Sonderzeichen.

dies einzuhalten sollte obligatorisch sein

e. Datenschutz im Home Office: Sichtschutz, Dokumente nach der Arbeit weglegen und verschließen.  Arbeitsplatz sperren etc.

Außerdem müssen Ihre Mitarbeiter*innen darauf achten den Datenschutz einzuhalten, soll heißen er oder sie müssen so arbeiten, dass Betriebsfremde (darunter fällt auch die Familie) keine Sicht auf die Dokumente und die Arbeit nehmen können. Der virtuelle Arbeitsplatz muss gesperrt werden sobald der Computer verlassen wird und Dokumente weggeschlossen. Um dies zu ermöglichen, stellen Sie einfach abschließbare Boxen zur Verfügung.

f. Sanktionsandrohung bei Verstößen

Damit die Regelungen rechtsverbindlich sind, Sie sie im Zweifel auch durchsetzen können und ein Organisationsverschulden Ihrerseits bestmöglich ausgeschlossen wird, bedarf dieses Dokument, wie jedes arbeitsrechtliche Dokument, auch der Sanktionsandrohung bei Verstößen. Das heißt, Sie müssen klar darlegen, dass Verstöße gegen die Richtlinie mit arbeits-, zivil- sowie gegebenenfalls strafrechtlichen Konsequenzen verbunden sein wird (Abmahnungen, Kündigung, Schadensersatz).

Diese Richtlinie soll verbindlich sein! Sie müssen nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter*innen diese Richtlinien gesehen und die darin enthaltenen Verpflichtungen eingewilligt haben, am Einfachsten lösen Sie das durch die Unterschrift Ihrer Mitarbeiter*innen.

6. Erläuterungen für die Mitarbeiter*innen

WICHTIG: Sie haben Ihre Mitarbeiter*innen ohne umfassende Vorbereitung ins Home Office geschickt und diese nutzen aus er Not heraus Ihre privaten Geräte á la UYOD, sprechen Sie mit Ihnen und stellen Sie Erläuterungen zur Verfügung:

kommunizieren Sie, dass gemeinsam eine verbindliche Regelung für die Arbeit von zu Hause getroffen werden muss, um spätere Streitigkeiten zu verbinden und weil es eine gesetzliche Anforderung ist

erläutern Sie

wie sichert man den Laptop
woher Updates bekommen
wie aktiviert man den Virenschutz

Anleitungen dazu finden Sie im Netz

wie richtet man den VPN- Zugang ein, oder
wie nutzt man die Cloud-Lösung
wie gelangt man über die Weboberfläche an die E-Mails(wenn es bisher keinen Webaccess gabe)

und nicht vergessen

rufen Sie die Probleme des Social Engineerings und Social Hacking in Erinnerung

Die bessere und einfachere Variante: Firmenlaptops

Ihre Mitarbeiter*innen verfügen bereits über mobile firmeneigene Geräte. Perfekt! Denn das bedeutet der Laptop für das Home Office ist von Seiten der Sicherheit und Updates auf dem neusten Stand und vermutlich liegt auch schon ein Zugang zum VPN vor.

Homeoffice in der Corona-Pandemie

26. August 202019. April 2020 von Peter Stühmeyer

Diese Kosten können Sie steuerlich absetzen

Zum Schutz der Mitarbeiter und um ein Infektionsrisiko im Betrieb möglichst gering zu halten, haben viele Unternehmen ihre Belegschaft oder zumindest Teile davon ins Homeoffice geschickt. Doch wann ist Homeoffice erlaubt und welche Kosten lassen sich dabei steuerlich absetzen?

Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer nur dann Anspruch auf Arbeit im Homeoffice, wenn dies vertraglich geregelt ist. Auch wenn ein Arbeitnehmer befürchtet, sich im Betrieb des Arbeitgebers mit dem Coronavirus anzustecken, besteht kein Anspruch darauf, die Arbeitsleistung im Homeoffice zu erbringen. Allerdings muss der Arbeitgeber im Rahmen seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht entscheiden, ob er dem Arbeitnehmer diese Möglichkeit anbietet.

Dabei wird regelmäßig entscheidend sein, wie hoch das Ansteckungsrisiko im konkreten Fall ist, ob im Betrieb keine geeigneten Schutzmaßnahmen getroffen werden können und in welcher gesundheitlichen Verfassung sich der Arbeitnehmer ohnehin befindet. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich immer einigen und so (auch befristet) Homeoffice vereinbaren. Voraussetzung wird jedoch sein, dass der heimische Arbeitsplatz so ausgestattet ist, dass der Arbeitnehmer von dort aus der Arbeitspflicht nachkommen kann.

Was lässt sich steuerlich absetzen?

Mitarbeiter können Kosten für das Homeoffice unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Wird ein Mitarbeiter durch den Arbeitgeber angewiesen, nicht mehr in dem zur Verfügung stehenden Büro im Betrieb des Arbeitgebers, sondern ausschließlich von seinem Homeoffice aus zu arbeiten, kann der Mitarbeiter die Kosten des Homeoffice steuerlich als Werbungskosten geltend machen.

Der Werbungskostenabzug ist auf jährlich 1.250 Euro gedeckelt. Dieser Höchstbetrag kommt auch bei nicht ganzjähriger Nutzung des Homeoffice zur Anwendung.

Dafür erforderlich ist allerdings, dass das Homeoffice als häusliches Arbeitszimmer qualifiziert ist. Es muss sich dabei um einen abgeschlossenen Raum handeln, der ausschließlich beziehungsweise ganz überwiegend für die berufliche Tätigkeit genutzt wird. Eine lediglich als Büro eingerichtete Arbeitsecke in einem anderweitig genutzten Raum wird hingegen steuerlich nicht als häusliches Arbeitszimmer anerkannt.

Einrichtungsgegenstände können geltend gemacht werden

Als Kosten des häuslichen Arbeitszimmers kommen insbesondere die anteiligen Miet- und Mietnebenkosten beziehungsweise im Falle eines Eigenheims die anteiligen Gebäudekosten (inklusive Abschreibung) in Betracht. Zusätzlich können noch Kosten für Einrichtungsgegenstände, wie Schreibtisch und Stuhl, geltend gemacht werden.Technische Geräte, wie zum Beispiel Computer, dürften regelmäßig durch den Arbeitgeber gestellt werden.

Im Fall der Anschaffung für die ausschließliche berufliche Nutzung können auch die dabei anfallenden Kosten sogleich berücksichtigt werden, sofern diese nicht 800 Euro zuzüglich Umsatzsteuer, somit 952 Euro, übersteigen, andernfalls ist das Wirtschaftsgut über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Weiter können die durch die Tätigkeit im Homeoffice anfallenden Telekommunikationskosten ohne Einzelnachweis pauschal mit 20 Prozent des Rechnungsbetrags, maximal 20 Euro monatlich, als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Datenschutz und Datensicherheit in Zeiten von Covid-19

17. April 202017. April 2020 von Peter Stühmeyer

Vermeiden Sie böse und teuere Fehler

Die Bunderegierung fordert, dass von zu Hause aus gearbeitet wird, wo immer es möglich ist. Aber das ist nicht gleichbedeutend mit „absoluter Narrenfreiheit“ für die Beschäftigten, wenn es um das Thema Datenschutz geht. Auch in dieser Situation gilt es besonnen zu agieren und die Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und den verantwortungsvollen und sicheren Umgang mit Firmen- und Kundendaten sicherzustellen. Diese Daten sind das Heiligtum des Unternehmens und ein zu lascher und unvorsichtiger Umgang damit kann extreme Auswirkungen auf die Zukunft Ihres Unternehmens haben. Das gilt es dringend zu vermeiden.

Schnell-Check “Home Office für meine Mitarbeiter”

Sind in den Arbeitsverträgen meiner Mitarbeiter Regelung zur Arbeit im Homeoffice getroffen?

Ja: Prüfen Sie ob diese Regelungen auch längere Zeiten im Home Office abdecken.
Nein: Holen Sie das Einverständnis der Arbeitnehmer ein bzw. ergänzen Sie die Arbeitsverträge um einen Passus zum Home-Office.

Haben Sie mit allen Mitarbeitern eine Vereinbarung zum Datenschutz im Home-Office getroffen?

Ja: Super. Prüfen Sie bitte, ob dies Vereinbarungen aktuell sowie inhaltlich und rechtlich korrekt formuliert sind.
Nein: Erstellen Sie eine DSGVO-Regelung zum Home Office.

Habe ich meinen Arbeitnehmer mit technischen Vorkehrungen zur Arbeit im Homeoffice ausgestattet?

Dazu gehören insbesondere:

eine ausreichend stabile und schnelle Internetverbindung
die telefonische Erreichbarkeit über eine Büronummer
Ein Arbeits-Computer, dessen Software auf aktuellem Stand ist
Anweisungen und Hinweise zu Passwörtern und Datensicherheit im Home-Office

Ja: Prüfen Sie ob diese Regelungen auch längere Zeiten im Home Office abdecken.
Nein: Sorgen Sie für die entsprechenden Voraussetzungen und das notwendige technische Equipment, sowie die notwenidgen Dinge wie ggf. einen neuen PC oder Notwebook mit einer gesicherten Arbeitsumgebung und Internetanbindung

Wir die ALN helfen ihnen gerne gemeinsam mit unserem Partner der EXO3 GmbH bei der Umsetzung aller notwendigen Aufgaben, sowie bei der Beschaffung und Anbindung eines Home-Office Arbeitsplatzes für ihre Mitarbeiter. Rufen sie uns an, oder kontaktieren sie uns.

Bundesbeauftragter für Datenschutz nutzt erstmals Konsultationsverfahren

16. April 202026. Februar 2020 von Peter Stühmeyer

In dieser Woche beginnt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) Ulrich Kelber seine erste öffentliche Konsultation, und dies zu einem aktuellen und zugleich komplexen Thema.

Bundesbeauftragter für Datenschutz führt Konsultationsverfahren zu Anonymisierung durch Ist die Anonymisierung von Daten eine Verarbeitung? Welche Rechtsgrundlage wird benötigt? Die unklare juristische Situation will der BfDI mit einem Konsultationsverfahren klären. Betroffene Unternehmen, Verbände, Behörden und Co sollen sich jetzt äußern. Im ersten Konsultationsverfahren des BfDI geht es um die Anonymisierung personenbezogener Daten. Die Behörde bittet Experten um ihre Meinung, denn die Rechtslage ist in dieser Hinsicht nicht eindeutig. Im Fokus sollen bei der Beratung Daten im Bereich der Telekommunikation stehen. Als Beispiel nennt der BfDI Standortdaten im Mobilfunknetz.

Ist Anonymisierung eine Verarbeitung?
Die zentrale Frage ist, ob und wann das Anonymisieren von Daten eine Verarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts darstellt. Dabei gilt es auch zu beantworten, welche Rechtsgrundlage die Verantwortlichen dafür benötigen.

Wer ist an der Konsultation beteiligt?
Der BfDI bietet auf seiner Webseite eine Diskussionsgrundlage. Das Dokument beschreibt die Position der Behörde zum Thema Anonymisierung.

Im Rahmen der Konsultation sollen

betroffene Fachkreise,
öffentliche und nicht-öffentliche Stellen sowie
gesellschaftliche Organisationen
den Entwurf kommentieren und Stellungnahmen dazu abgeben. In diesem konkreten Fall sind insbesondere die Anbieter von Telekommunikations-Diensten und deren Verbänden gefordert.

Was ist das Ziel des Verfahrens?
Das Ziel der Konsultation ist es, eine öffentliche Diskussion über die Anonymisierung personenbezogener Daten anzustoßen. Anschließend wird der BfDI die im Rahmen der Konsultation eingegangenen Stellungnahmen auswerten. Dazu wird Kelbers Behörde dann ein Positionspapier veröffentlichen. Ziel ist es, somit allen Verantwortlichen Orientierung zur Anonymisierung zu geben.

Stellungnahmen können bis zum 9. März eingereicht werden. Dazu hat der BfDI die E-Mail-Adresse „konsultation@bfdi.bund.de” eingerichtet.

In Zukunft mehr Konsultationen
Diese Konsultation soll kein Einzelfall bleiben. Dazu führt Professor Ulrich Kelber aus: „Das Konsultationsverfahren ist ein weiterer Schritt zu noch mehr Transparenz in meiner Behörde. Der Datenschutz lebt von einer breiten gesellschaftlichen Diskussion. Daher werde ich zukünftig vermehrt auf dieses Mittel der Öffentlichkeitsbeteiligung zurückgreifen. Wir wollen alle Stimmen hören, um gemeinsam konstruktive Vorschläge zu erarbeiten. Ich fordere die Expertinnen und Experten auf, diese Möglichkeit intensiv zu nutzen.”

Betroffene kommen zu Wort
Gerade die Verbände aus der ITK-Industrie äußern sich häufig kritisch zur DSGVO und deren Umsetzung. Deshalb scheint die öffentliche Konsultation ein geeigneter Schritt zu sein. So werden die unmittelbar Betroffenen auch zu Beteiligten des Verfahrens. Inwieweit die eingeladenen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen diese Möglichkeit nutzen, wird das Positionspapier zeigen.

Elektronische Patientenakte

26. Februar 2020 von Peter Stühmeyer

Röntgenbilder, Impfausweis und Mutterpass auf dem Smartphone

Ab 2021 sollen es eine digitale Patientenakte geben. Das Gesundheitsministerium hat Details dazu vorgestellt. Patienten sollen auch selbst auf die Daten zugreifen können.

Bundesgesundheitsminister Jens Spahn (CDU) treibt die Pläne für eine sogenannten elektronischen Patientenakte voran. Spahn gab den Entwurf für ein „Patientendaten-Schutzgesetz“ zur Abstimmung in die Bundesregierung. Das Gesetz soll sicherstellen, dass die Daten sicher sind. „Ziel ist, dass elektronische Patientendaten nicht in falsche Hände geraten„, sagte Spahn. „Ziel ist es aber auch, Patientinnen und Patienten die Chance zu geben, ihre Daten auch vernünftig nutzen zu können.“

Ab dem 1. Januar 2021 sollen Ärztinnen, Ärzte und Krankenhäuser auf Wunsch der Patienten für diese eine elektronische Akte anlegen können. Dort können Röntgenbilder, ärztliche Befunde, Behandlungsberichte oder Angaben über regelmäßig eingenommene Medikamente hinterlegt werden. Die Patienten sollen auf diese Daten dann aber auch selbst Zugriff bekommen, und zwar über eine Smartphone-App, die ihnen Krankenkassen zur Verfügung stellen. Zusätzlich können Patienten eigene Daten eintragen, wie Werte von Blutzuckermessungen. Die Idee: Jeder hätte damit, egal wo er behandelt wird, seine medizinische Vorgeschichte immer mit dabei.

Spahn verwies am Donnerstag aber darauf, dass die Erstellung einer solchen E-Akte freiwillig sei. Auch werden nicht gleich mit dem Start 2021 alle Funktionen vorhanden sein. Erst ab 2022 können auch Impfdaten, das Zahn-Bonusheft, der Mutterpass oder das gelbe U-Heft für Kinder in der Patientenakte hinterlegt werden. Ebenfalls erst ab 2022 wird es möglich sein, für jedes einzelne Dokument in der Akte festzulegen, welcher Arzt darauf Zugriff haben soll und welcher nicht. In der Anfangsphase können Patienten dem Arzt nur die ganze Akte zur Einsicht freigeben oder gar nichts. Der Vorstand der Deutschen Stiftung Patientenschutz, Eugen Brysch, nannte das am Donnerstag einen „Geburtsfehler“. So schaffe Gesundheitsminister kein Vertrauen bei den Patienten, kritisierte er.

Das Rezept kommt per Handy

Zur Frage, wie gut die eigenen Gesundheitsdaten gesichert sein können, wenn sie über eine App auf dem Handy abrufbar sind, sagte Spahn, die Apps der Krankenkassen müssten den höchsten Sicherheitsansprüchen Rechnung tragen. Er verwies als Beispiel auf andere Anwendungen, wie das Onlinebanking auf dem Smartphone mit sogenannter Zwei-Faktor-Authentifizierung, wo ein Zugriff auf das Konto nur mit PIN-Nummer oder Fingerabdruck und zusätzlicher Transaktionsnummer (TAN) möglich ist.

Ab 2023 sollen Versicherte die Daten auf ihrer Patientenakte auch freiwillig für Forschungszwecke zur Verfügung stellen können. Geplant ist außerdem die Einführung einer App für Rezepte. Ärzte sollen die Verschreibung künftig direkt auf das Handy des Patienten schicken können, zum Beispiel, wenn ein neues Rezept für ein Dauermedikament nötig wird. Die Rezept-App soll unabhängig von der E-Patientenakte sein und im Laufe des Jahres 2021 zur Verfügung gestellt werden.

Die Bereitschaft, solche Angebote zu nutzen, scheint da: Eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom hatte im vorigen Jahr ergeben, dass fast zwei Drittel der Bevölkerung E-Akten „auf jeden Fall“ oder „eher“ nutzen würden