F.A.Q

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Fragen zur DSGVO

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Fragen zur Verfahrensdokumentation

Das wichtigste gleich vorneweg: Betriebsprüfer verlangen seit kurzer Zeit vermehrt die Vorlage der Verfahrensdokumentation. Grund ist, dass der BFH mit mehreren Urteilen die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt hat (z.B. BFH vom 16.1.2015, Aktenzeichen XR 42/13) und damit den Weg freigemacht hat für eine strenge Kontrolle der digitalen Buchführungspflichten. Und das gilt nicht nur für Bilanzierer, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Damit muss jeder Unternehmer sich die Frage stellen: Ist der Gang meiner digitalen Belege aus meinen Aufzeichnungen ersichtlich und nachvollziehbar? Die Antwort lautet leider meistens: Nein – es ist noch viel zu tun.

Unternehmer haben viele Pflichten, was Buchhaltung und Steuern angeht. Dazu gehört aber etwas, das viele Unternehmer nicht auf dem Schirm haben: die Verfahrensdokumentation. Dabei sollte jeder Unternehmer eine haben. Und seit einiger Zeit lassen sich Betriebsprüfer vermehrt die Verfahrensdokumentation vorlegen. Wir erklären, was dahintersteckt und was Ihnen als Unternehmer passieren kann, wenn sie fehlt.

Die Finanzverwaltung prüft im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben. Wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat, ergibt sich seit dem 01.01.2015 aus den sogenannten „Grundsätze zur ord-nungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„, vereinfacht „GoBD“ genannt. Diese GoBD legen unter anderem fest, dass jedes Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation haben und einhalten muss. Fehlt eine solche, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen.

Eine Verfahrensdokumentation muss „gelebt werden“ Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu erheblichen Nachteilen führen.

Mit dem sogenannte GoBD schreibt die Finanzverwaltung vor, dass Sie ihre Buchführung durch eine Verfahrensdokumentation darstellen müssen. Vom Eingang von Papierbelegen oder digitalen Rechnungen bis zur Ablage und der Bereitstellung von Buchungsdaten für das Finanzamt.

Bei Prüfungen werden die Finanzbeamten die Dokumentation von Ihnen verlangen, insbesondere bei Kassen nachschauen. Wenn die Buchführung wegen einer fehlenden oder mangelhaften Verfahrensdokumentation nicht vollständig nachvollziehbar ist, kann das Finanzamt sie schlimmstenfalls sogar verwerfen.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist das ihre Buchhaltung nicht nur inhaltlich nachvollziehbar und nachprüfbar ist, sondern auch der Ablauf. Wo passiert was mit welchen Daten und Belegen und welche Daten stehen am ende zur Verfügung? Dafür soll die Verfahrensdokumentation vier Bereiche beschreiben:

1. Beschreibung der Prozesse – Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung, sowie der vorgelagerten Systeme. Am Besten in einem Ablaufdiagramm in dem der Belegfluss mit den beteiligten Systemen aufgezeichnet wird.

2. Anwenderdokumentation – Eine Anwenderdokumentation bestehend aus den Gebrauchsanweisungen für die verwendeten Systeme.

3. Technische Systemdokumentation – Zu einer technische Systemdokumentation gehören vor allem Details von der verwendeten Hard- und Software, verwendete Datenformate und Datenzugriffsmöglichkeiten.

4. Betriebsdokumentation – Eine Betriebsdokumentation die unter anderem Arbeitsanweisungen für die Beteiligten Personen mit Verantwortlichkeiten und nicht zuletzt eine Beschreibung des internen Kontrollsystems umfasst.

Gehen Sie für die Verfahrensdokumentation am besten wie folgt vor

– Listen sie die Hard- und Software auf die für Ihre Buchhaltung genutzt werden. Dazu gehört nicht nur die Buchhaltungssoftware, sondern zum Beispiel auch Kassen, eingesetzte Scanner, Dokumentenmanagementsysteme usw. Lassen Sie sich dabei ggf. vom Systemadministrator ihres Vertrauens unterstützen.

– Stellen Sie sämtliche Bedienungsanleitungen der beschriebenen Systeme zusammen

– Beschreiben Sie den Ablauf Ihrer Buchführung und Belegverarbeitung mit eigenen Worten.

Mit Hilfe dieser Grundlagen stellen wir gerne mit Ihnen eine Verfahrensdokumentation zusammen. Vereinbaren Sie einen Termin, damit wir das Vorgehen abstimmen können

Unternehmen mit Barkasse müssen mit Hinzuschätzungen nahezu sicher rechnen. Der Bundesfinanzhof, das höchste Gericht in Steuersachen, hat mit Urteil vom 25.03.2013 entschieden, dass das Fehlen der Betriebsanleitung und aller Programmänderungen einer programmierbaren Kasse einen formellen Fehler darstellt, der zu Hinzuschätzungen berechtigt. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation soll dem gleichstehen.

Die Finanzverwaltung überlegt derzeit, Steuerberater in Haftung zu nehmen, die insolvente Mandanten ohne Verfahrensdokumentation betreuen. Sollte dies zur Regel werden, werden Steuerberater keine Mandanten ohne Verfahrensdokumentation mehr betreuen können. Soweit ist es aber zur Zeit noch nicht.

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